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Wir dokumentieren an dieser Stelle den Verhaltenskodex der Bank für Sozialwirtschaft
Die Bank für Sozialwirtschaft AG (BFS) lebt vom Vertrauen ihrer Kunden, Aktionäre, Mitarbeiter und sonstiger Geschäftspartner sowie der Öffentlichkeit in ihre Leistung und Integrität. Das uns entgegengebrachte Vertrauen hängt dabei wesentlich davon ab, wie wir uns in der Gesamtheit verhalten und wie sich Mitarbeiter, Führungskräfte und die Geschäftsleitung der BFS für Integrität einsetzen. Integres Verhalten bedeutet dabei nicht nur Gesetzestreue, sondern auch die Einhaltung interner Anweisungen und Regelungen sowie die Befolgung allgemeiner Werte bei allen Beteiligten und in allen Belangen unseres täglichen Geschäfts.
Ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit erreichen wir nur, wenn alle Beteiligten mitwirken: durch die Übernahme persönlicher Verantwortung und durch die Verpflichtung zu integrem Verhalten. Gesetzesverstöße können unsere Kunden und Geschäftspartner ebenso wie die Bank selbst beschädigen. Sie können die Reputation der BFS gefährden und dazu führen, dass die Bank Teile ihres Geschäfts nicht mehr ausführen darf.
Die Grundsätze des Code of Conduct der BFS bieten Mitarbeitern und Dienstleistern der BFS Leitlinien für integres und professionelles Verhalten gegenüber Kunden, Aktionären, Kollegen, sonstigen Gesprächspartnern und gegenüber der Öffentlichkeit.
Mit dem Verhaltenskodex verfolgt die BFS das Ziel, die Bank und ihre Mitarbeiter vor Schaden durch gesetzeswidriges Verhalten zu bewahren. Die BFS erwartet daher von ihren Mitarbeitern, dass sie im Falle rechtlicher Fragen oder zweifelhafter Vorgänge Rat und Hilfe bei Vorgesetzten oder den verantwortlichen Fachbereichen der Bank suchen.
Der Code of Conduct gilt für die Bank für Sozialwirtschaft AG und die ihr nachgeordneten Unternehmen. Der Empfängerkreis umfasst alle Mitarbeiter, leitende Angestellte sowie Mitglieder der Geschäftsleitung und der Organe der Bank. Die Verhaltensgrundsätze des Code of Conduct beziehen sich auch auf Aufsichtsratsmandate, die Mitarbeiter der BFS in anderen Unternehmen wahrnehmen.
Die Verantwortung für die Bekanntgabe und die Umsetzung des Verhaltenskodex liegt beim Vorstand. Die allgemeinen Werte werden in den internen compliance-relevanten Grundsätzen der Bank konkretisiert. Das gesamte Regelwerk wird im Rahmen des Compliance Management-Systems laufend überwacht und an aktuelle Erfordernisse angepasst.
Ansprechpartner zu allen Fragen des Code of Conduct sind neben den Vorgesetzten der Compliance-Beauftragte.
Der Code of Conduct wird wie alle innerbetrieblichen Regelwerke im Rahmen der Schriftlich Fixierten Ordnung (SFO) im Intranet sowie darüber hinaus auf der Website der BFS veröffentlicht. Alle Mitarbeiter der BFS sind verpflichtet, sich regelmäßig über die innerbetrieblichen Regeln zu informieren und diese zu befolgen.
Die Einhaltung von Gesetz und Recht sowie von aufsichtsrechtlichen Vorschriften ist für die BFS von großer Bedeutung. Gesetzesverstöße sind unter allen Umständen zu vermeiden.
Der Einhaltung des Verhaltenskodex kommt für unsere Führungskräfte besondere Bedeutung zu. Es ist ihre Aufgabe, innerhalb ihres Geschäftsbereichs die Einhaltung sowohl der Grundsätze als auch der in der Bank geltenden Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und Arbeitsschutzbestimmungen zu gewährleisten.
Das Wertesystem der BFS wird von der Geschäftsleitung verantwortet und von jedem einzelnen Mitarbeiter im beruflichen wie im privaten Umfeld gelebt.
Der Umgang mit Kunden und Geschäftspartnern steht bei der BFS im Zentrum des geschäftlichen Handelns und der täglichen Arbeitsabläufe. Zur Wahrung der Unabhängigkeit und als Ausdruck unseres hohen ethischen Anspruchs werden unsere Mitarbeiter im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehungen Bestechungs- und Korruptionsversuchen in allen Fachbereichen entgegentreten.
Die Auswahl der Kunden und Geschäftspartner erfolgt ausschließlich auf Grundlage sachlicher Kriterien. Kunden oder Geschäftspartner betreffende Entscheidungen dürfen niemals in Zusammenhang mit Zuwendungen oder sonstigen Vorteilen getroffen werden. Unangemessene Einladungen und Geschenke sowie jede andere Form der Vorteilsnahme, die dazu geeignet ist, Entscheidungen zu beeinflussen, oder die den Anschein der Beeinflussung unterstützen, sind zu vermeiden.
Diese Regelungen zur Gewährung bzw. Entgegennahme von Vorteilen beziehen sich nicht nur auf Mitarbeiter, sondern auch auf ihnen nahestehende Personen. Detaillierte Vorgaben zur Entgegennahme oder Gewährung von Vorteilen sind in entsprechenden internen Regelungen definiert.
Grundsätzlich gilt: Das Versprechen oder in Aussicht stellen unangemessener Vorteile jeglicher Art ist untersagt.
Die Gewährung von Spenden ist an gemeinnützige Organisationen, nicht jedoch an Privatpersonen und gewinnorientierte Organisationen erlaubt.
Die getätigten Spenden müssen sich im Rahmen der Rechtsordnung bewegen und sind ausschließlich auf die Bereiche Bildung, Wissenschaft, Kunst, Kultur, Sport, soziale Projekte oder humanitäre Projekte zu beschränken.
Spenden an Politiker, politische Parteien oder politische Organisationen sind verboten.
Spenden müssen transparent sein: Die Identität des Empfängers und die geplante Verwendung der Spende sind klar zu dokumentieren. Gleiches gilt für Grund und Verwendungszweck der Spende. Beides muss rechtlich vertretbar sein.
Spenden sind nur zulässig, wenn unter keinen Umständen der Anschein einer möglichen Beeinflussung erweckt wird.
Sponsoring ist unzulässig, wenn dadurch widerrechtlich geschäftliche Vorteile erlangt oder unangemessene Zwecke verfolgt werden.
Sponsoring-Aktivitäten müssen in einem angemessenen Verhältnis zu ihrem Gegenwert stehen. Sie sind vertraglich niederzulegen und im Vorfeld mit dem Bereich Compliance abzustimmen.
Sponsoring ist nur zulässig, wenn unter keinen Umständen der Anschein einer möglichen Beeinflussung erweckt wird.
Der BFS ist es ein zentrales Anliegen, ihre Geschäftsziele mit rechtlich und ethisch einwandfreien Mitteln zu verfolgen. Auch im Wettbewerb agiert die BFS ausschließlich mit rechtmäßigen und fairen Mitteln. Entsprechend sind die Vorschriften des Wettbewerbs- und Kartellrechts unternehmensweit bindend und zwingend einzuhalten. Dies gilt ebenso für die Festlegung von Preisen und Konditionen, wie beispielsweise für die Aufteilung von Märkten, Kunden oder Vertriebsgebieten zwischen zwei Marktteilnehmern.
Potenzielle Interessenskonflikte müssen dem Vorgesetzten und dem Bereich Compliance angezeigt werden. Hierzu zählen:
Ohne Einverständnis der BFS werden die Mitarbeiter weder für sich selbst noch für andere selbstständig ein Geschäft betreiben, in direktem Wettbewerb zur BFS agieren oder als Geschäftspartner in einem anderen Unternehmen tätig sein.
Mitarbeiter widmen ihre Arbeitskraft der BFS: Sie werden ohne vorherige Kenntnis und das ausdrückliche schriftliche Einverständnis der Bank weder im eigenen noch im fremden Namen oder auf Rechnung Dritter einer Nebenbeschäftigung nachgehen. Diese Tätigkeiten müssen von der Personalabteilung genehmigt werden.
Die unmittelbare oder mittelbare Beteiligung von Mitarbeitern an einem Unternehmen, das mit der BFS ganz oder teilweise im Wettbewerb steht, ist nicht gestattet.
Beziehungen zu Wettbewerbern, Kunden oder Geschäftspartnern, aus denen sich ein Interessenkonflikt ergibt, müssen offen gelegt werden. Dies gilt auch für den Fall naher Verwandter (wenn diese z. B. für ein Konkurrenzunternehmen, einen Kunden oder einen Geschäftspartner tätig sind oder Leistungen erbringen). Nahe Verwandte sind Ehepartner, Lebensgefährt(inn)en, Eltern, Stiefeltern, Kinder, Stiefkinder, Geschwister, Stiefgeschwister, Neffen, Nichten, Tanten, Onkel, Großeltern, Enkelkinder und angeheiratete Familienmitglieder.
Ein potenzieller Interessenkonflikt besteht auch dann, wenn Mitarbeiter der BFS bei Kunden in Gremien aktiv sind (Vorstand, Beirat, Aufsichtsrat, etc.). Diese Gremientätigkeit muss vorab durch Compliance genehmigt werden und kann mit Auflagen belegt werden. Die Tätigkeit kann beispielsweise zur Folge haben, dass der Mitarbeiter die Betreuung des Kunden nicht mehr hauptverantwortlich betreiben und somit keine Kreditentscheidung fällen darf.
Die BFS bekennt sich zu dem Ziel, Geldwäsche zu verhüten und zu bekämpfen. Hierzu werden sämtliche anwendbaren Vorschriften eingehalten. Es werden nur Geschäftsbeziehungen zu seriösen Kunden, Beratern und Geschäftspartnern unterhalten, deren Geschäftstätigkeit in Einklang mit gesetzlichen Vorschriften steht und deren Finanzmittel legitimen Ursprungs sind.
Es werden ausschließlich Geschäfte durchgeführt, bei denen die beteiligten Partner einwandfrei identifiziert worden sind.
Um die Beteiligung an der Geldwäsche zu verhindern, müssen alle Mitarbeiter die Grundgeschäfte hinter den Engagements kritisch analysieren und Verdachtsmomente dokumentieren und melden.
Um den Mitarbeitern die hierzu notwendige Sachkunde zu vermitteln, werden diese regelmäßig in dem Themengebiet geschult.
Maßnahmen zur Verhinderung der Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie zur Verhinderung sonstiger betrügerischer Handlungen sind in der SFO konkretisiert. Deren Einhaltung wird regelmäßig überwacht.
Die BFS sieht sich dem Ziel verpflichtet, dass alle Berichte und Unterlagen des Unternehmens in den wesentlichen Belangen korrekt und wahrheitsgemäß erstellt werden und vollständig sind.
Dies gilt im Verhältnis zu Investoren, Kunden, Geschäftspartnern, Mitarbeitern und zu Behörden und der Öffentlichkeit.
Rechnungslegungsbezogene Gesetze und Standards werden eingehalten.
Das rechnungslegungsbezogene Interne Kontroll-System (IKS) der Bank soll gewährleisten, dass Bücher und Aufzeichnungen sowie Rechnungsabschlüsse sowie sonstige Berichte vollständig und korrekt sind.
Geschäftliche Angelegenheiten, Informationen und Daten – sowohl bankeigene als auch von Kunden und Geschäftspartnern – werden streng vertraulich behandelt. Personenbezogene Daten werden nur insoweit erhoben, verarbeitet und genutzt, wie es nach dem Bundesdatenschutzgesetz und sonstigen gesetzlichen Bestimmungen zulässig ist. Mitarbeiter sind zur Verschwiegenheit und zur Sicherung vertraulicher Daten gegen Zugriffe durch Dritte verpflichtet. Die Verpflichtung zur Vertraulichkeit gilt auch nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die BFS hat Prozesse und Kontrollen implementiert, die das Risiko des unberechtigten Zugriffs und der unberechtigten Weitergabe von vertraulichen Informationen verhindern sollen.
Verstöße gegen diese Bestimmung werden arbeitsrechtlich geahndet.
Mitarbeitern der Bank ist es verboten, Insidergeschäfte zu tätigen, Insiderinformationen für Anlageempfehlungen zu nutzen und Insiderinformationen an Dritte weiterzugeben. Die Mitarbeiter sind dazu verpflichtet sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugang zu möglichen Insiderin-formationen haben.
Die BFS geht mit ihren Einrichtungen und allen anderen Werten, die in ihrem Eigentum sind, äußerst sorgsam um. Dies umfasst sowohl materielle als auch immaterielle Werte. Die Mitarbeiter sind dazu verpflichtet, diese Vermögenswerte zu schützen. Das zur Verfügung gestellte Eigentum der Bank wird nur für den jeweils festgelegten Bestimmungszweck verwendet. Bei der Nutzung von unternehmenseigenen Betriebsmitteln und Ressourcen sind die internen Regeln zu beachten.
Verantwortlicher Umgang mit der Umwelt gehört zum Selbstverständnis der Bank. Die BFS versucht die Umweltaspekte sowohl in die Betriebsabläufe als auch bei Geschäftsentscheidungen zu berücksichtigen.
Die BFS nimmt das Verhalten der Mitarbeiter im Sinne dieses Verhaltenskodex sehr ernst.
Mitarbeiter können sich bei Fragen oder Beschwerden an ihren direkten Vorgesetzten, die Personalabteilung und Compliance wenden.
Für Hinweise, die sich auf eine mögliche strafbare Handlung innerhalb der Bank beziehen, wurde ein Hinweisgebersystem eingerichtet. Dort können Hinweise unter Wahrung der Vertraulichkeit gegeben werden.
Für Kundenbeschwerden wurde ein Beschwerdemanagement eingerichtet.
Im Falle eines Verstoßes gegen Gesetze, diesen Verhaltenskodex oder andere interne Regelungen muss der betreffende Mitarbeiter mit angemessenen arbeitsrechtlichen Sanktionen rechnen.
Verstöße können auch straf- und haftungsrechtliche Folgen für die Mitarbeiter haben.